Facturer une charge non récupérable à votre locataire, c'est l'erreur classique du bailleur débutant. Sur simple demande, le locataire peut exiger le remboursement intégral des sommes indûment perçues, sans qu'aucun recours ne soit possible pour vous. Voici une clarification complète : la liste des 20 catégories légales, les montants moyens annuels (1 500 à 2 500 €) et les 2 méthodes de calcul autorisées.
TL;DR : Cet article en bref
- 20 catégories récupérables fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, entretien, ascenseur, taxe ordures ménagères.
- Montant moyen annuel : 1 500 à 2 500 € par logement selon la surface et les équipements.
- 2 méthodes de calcul autorisées : provisions au réel (régularisation annuelle obligatoire en location vide) ou forfait (meublé uniquement, sans régularisation).
Ce que recouvrent vraiment les charges récupérables
Les charges récupérables ne sont pas définies librement dans le bail : elles constituent une liste fermée, établie par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Tout poste absent de ce texte ne peut jamais être mis à la charge du locataire, même si les 2 parties l'ont expressément accepté dans le contrat. La loi n°89-462 du 6 juillet 1989, notamment son article 23, encadre également les modalités de régularisation annuelle et les délais que le propriétaire doit respecter.
Le principe directeur est simple : le locataire assume les dépenses liées à l'usage et à la jouissance du logement. Le propriétaire, lui, supporte tout ce qui relève de la propriété ou de la valorisation du bien. Cette frontière conditionne chaque état des lieux de location et chaque décompte annuel. Ne pas la respecter, c'est s'exposer à des rappels de charges que le locataire sera en droit de réclamer sur plusieurs années.
Avant tout décompte, croisez chaque poste avec la liste fermée du décret n°87-713 : une charge absente de ce texte ne peut jamais être récupérée, même si elle figure dans le bail signé par les 2 parties.
La liste complète des charges que vous facturez au locataire
Le décret de 1987 organise les charges récupérables en grandes familles. Vérifier poste par poste évite bien des mauvaises surprises lors d'un contrôle ou d'un litige.
Eau, chauffage et énergie collective
Premier poste de dépense dans les immeubles collectifs, l'eau et l'énergie couvrent une large part du décompte annuel. Les charges que vous êtes autorisé à répercuter dans cette catégorie sont les suivantes :
- Eau froide : consommation et frais d'abonnement collectif
- Eau chaude collective : production, distribution et pertes en ligne
- Chauffage collectif : consommation et entretien du réseau de distribution
- Production d'eau chaude sanitaire (ECS) : combustibles et entretien de l'installation
- Électricité des parties communes et des équipements collectifs de l'immeuble
- Location, entretien et relevés des compteurs individualisés
Entretien courant et services
Les prestations régulières d'entretien représentent souvent la part la plus visible du décompte pour le locataire. Le décret de 1987 autorise la récupération de 7 postes dans cette catégorie :
| Poste | Description | Fréquence |
|---|---|---|
| Nettoyage parties communes | Ménage, vitres, hall d'entrée, couloirs | Hebdomadaire |
| Gardiennage / concierge | 75 % de la rémunération si missions mixtes | Continue |
| Entretien chaudière collective | Contrat de maintenance, réglages annuels | Annuelle |
| Ramonage | Ramonage des conduits de fumée | Annuelle |
| Désinsectisation / dératisation | Traitement des nuisibles parties communes | Selon besoin |
| Équipements de sécurité | BAES, extincteurs, désenfumage | Annuelle |
| Vide-ordures | Entretien et désinfection du réseau | Mensuelle |
Équipements collectifs et espaces verts
Les équipements partagés génèrent des frais d'entretien courant, tous récupérables dès lors qu'ils figurent explicitement dans le décret. Voici les postes concernés dans votre immeuble :
- Ascenseur et monte-charge : entretien courant et petites réparations
- Interphone, digicode et systèmes d'accès collectifs
- Éclairage extérieur et communs de l'immeuble
- Antenne collective de télévision
- Espaces verts : tonte, arrosage automatique et élagage des arbres
- Équipements de loisirs (piscine, aire de jeux) pour l'entretien courant uniquement
Quelques taxes et redevances particulières...
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) est la seule taxe fiscale directement récupérable sur le locataire : elle constitue un cas particulier, car il s'agit d'une imposition, non d'une prestation de service. Elle représente en moyenne 150 à 400 € par an selon la commune, et doit figurer explicitement dans le décompte annuel. La redevance d'assainissement collectif ainsi que la location des compteurs Enedis et eau sont également répercutables, au prorata des périodes d'occupation.
Et ce qui reste définitivement à votre charge !
Tout ce qui n'entre pas dans la liste du décret reste exclusivement à votre charge, sans exception ni aménagement contractuel possible. Le tableau suivant illustre les frontières les plus fréquentes :
| Récupérable sur le locataire | Non récupérable (charge du propriétaire) |
|---|---|
| Entretien courant (nettoyage, petit matériel) | Gros travaux et réparations structurelles |
| Contrat d'entretien de la chaudière collective | Remplacement de la chaudière ou de la toiture |
| TEOM (taxe ordures ménagères) | Taxe foncière |
| Rémunération du gardiennage (75 %) | Honoraires de syndic hors entretien |
| Entretien des espaces verts | Assurance propriétaire non occupant (PNO) |
| Petites réparations des équipements collectifs | Provision pour le fonds de travaux copropriété |
Les travaux de rénovation importants, comme un ravalement de façade ou le remplacement d'une installation de chauffage, sont intégralement à la charge du propriétaire. Tenter de les répercuter sur le locataire expose au remboursement intégral, intérêts de retard inclus.
L'assurance propriétaire non occupant (PNO) est également non récupérable : elle couvre votre propre risque patrimonial, pas celui du locataire. Même logique pour la taxe foncière et la provision pour le fonds de travaux copropriété, qui ne figurent pas dans le décret de 1987.
Tenez une comptabilité locative séparée pour les charges non récupérables (gros travaux, assurance PNO, fonds de travaux) : cela évite toute confusion lors de la régularisation annuelle et sécurise votre position en cas de contrôle fiscal ou de litige devant la commission de conciliation.
Calculer le montant : au réel ou au forfait ?
La loi n°89-462 du 6 juillet 1989 (article 23) n'autorise que 2 méthodes pour calculer et percevoir les charges locatives. Le choix entre les 2 n'est pas libre : il dépend du type de location pratiqué.
| Critère | Charges au réel | Charges au forfait |
|---|---|---|
| Type de location autorisé | Location vide (obligatoire) | Location meublée uniquement |
| Fonctionnement | Provisions mensuelles + régularisation annuelle | Montant fixe inclus dans le loyer global |
| Régularisation annuelle | Obligatoire | Non applicable |
| Avantage pour le bailleur | Récupération exacte des dépenses réelles | Simplicité administrative |
| Avantage pour le locataire | Transparence totale des dépenses | Visibilité budgétaire, sans mauvaise surprise |
| Risques | Provisions sous-évaluées, tensions annuelles | Requalification si forfait manifestement abusif |
La méthode au réel est la seule possible pour une location vide : le propriétaire fixe des provisions raisonnables, puis les ajuste chaque année après décompte. C'est d'autant plus important que les provisions sous-évaluées génèrent des régularisations importantes en fin d'exercice, source fréquente de tensions avec le locataire.
Le forfait, lui, est réservé à la location meublée depuis la loi ALUR de 2014. Il supprime l'obligation de régulariser et offre une vraie simplicité de gestion. Pourtant, le montant doit refléter une réalité économique solide : un forfait manifestement insuffisant peut être requalifié par un tribunal, entraînant un rappel de charges rétroactif pour le bailleur.
Provisions mensuelles et régularisation annuelle
La provision mensuelle est une estimation, calculée sur la base des charges réelles de l'exercice précédent, transmises par le syndic. Elle ne constitue pas un paiement définitif : c'est une avance, ajustée une fois par an lors de la régularisation. Selon les données de CLAMEUR (2026), les charges locatives annuelles oscillent entre 1 500 et 2 500 € par logement, selon la surface et les équipements de l'immeuble. Autant dire que l'enjeu est loin d'être symbolique pour le bailleur comme pour le locataire.
Prenons un exemple concret. Vous percevez 150 € par mois de provision, soit 1 800 € sur l'année. Le décompte annuel de la copropriété révèle un montant réel de 1 680 €. Vous devez rembourser le trop-perçu de 120 € dans un délai de 30 jours après l'envoi du décompte, accompagné de l'ensemble des justificatifs obligatoires (relevé de syndic, factures correspondantes). Le locataire dispose ensuite de 2 mois pour contester le décompte s'il estime qu'un poste est incorrect. Pour articuler ce calendrier avec la révision du loyer, veillez à ne pas confondre les 2 démarches : elles ont des délais et des supports de notification distincts.
Envoyez le décompte de régularisation avec l'ensemble des justificatifs par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : cela déclenche officiellement le délai légal de 30 jours pour rembourser un trop-perçu et constitue une preuve recevable en cas de saisine de la commission de conciliation.
Quelques cas particuliers qui changent la donne
Selon le type de bien et le régime de location, les règles de calcul et de régularisation des charges ne sont pas identiques. Identifier ces particularités dès la signature du bail évite des erreurs qui se paient parfois sur plusieurs années.
Dans une copropriété, comment ça fonctionne ?
En copropriété, les charges sont réparties entre charges générales (entretien des parties communes, administration) et charges spéciales (équipements dont bénéficient certains lots uniquement). La quote-part du locataire est calculée selon les tantièmes définis par la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : elle correspond à la fraction récupérable de la quote-part globale attribuée au lot du propriétaire.
Le syndic émet des appels de fonds trimestriels à destination du propriétaire, qui les répercute sous forme de provisions mensuelles sur le locataire. Une fois l'arrêté des comptes annuels établi, le bailleur dispose d'un délai d'un mois pour transmettre le décompte définitif, accompagné des pièces justificatives.
Location meublée : quelles différences ?
En location meublée, le bailleur dispose d'une souplesse supplémentaire : il peut opter pour un forfait de charges inclus dans le loyer global. Cette option simplifie la gestion, mais elle exige quelques précautions importantes :
- ⚠️ Le forfait doit être réaliste : un montant manifestement sous-évalué peut être requalifié en provision déguisée, exposant le bailleur à une régularisation a posteriori.
- ⚠️ La mention du montant forfaitaire est obligatoire dans le bail meublé : sans cette clause explicite, le régime au réel s'applique par défaut.
- ⚠️ Le régime au réel reste toujours possible en meublé, avec les mêmes obligations de régularisation annuelle qu'en location vide.
Pour structurer votre investissement locatif meublé de façon optimale, les règles fiscales et les obligations contractuelles méritent d'être anticipées dès la mise en location.
FAQ : Tout savoir sur les charges que paie un locataire
Quelles sont les charges au locataire interdites de facturation ?
Toute charge absente du décret n°87-713 est interdite de plein droit : ravalement de façade, remplacement d'une chaudière défectueuse, assurance PNO, honoraires de gestion locative. Sur simple demande du locataire, le bailleur est tenu de rembourser intégralement les sommes indûment perçues. Toute clause du bail qui tenterait de contredire cette liste fermée est réputée non écrite et n'a aucune valeur juridique.
Comment calculer le montant des provisions mensuelles pour un nouveau locataire ?
La base de calcul repose sur le dernier décompte de charges réelles fourni par le syndic pour l'exercice précédent. La quote-part du logement est déterminée selon les tantièmes ou la surface dans l'immeuble. Divisez ensuite le total annuel estimé par 12 pour obtenir la provision mensuelle. Ce montant est révisable à chaque régularisation si les dépenses réelles évoluent de façon significative d'une année sur l'autre.
Le propriétaire peut-il augmenter les provisions en cours de bail ?
Oui, à condition que la hausse soit justifiée par une augmentation réelle et documentée des charges. Le propriétaire doit notifier le locataire en amont, en joignant les pièces justificatives correspondantes. Sans base chiffrée clairement établie, le locataire est fondé à contester l'augmentation devant la commission départementale de conciliation.
Que faire si le décompte annuel n'est jamais envoyé ?
Le locataire peut adresser une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception. L'article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 impose au bailleur de fournir le décompte dans le mois suivant l'arrêté des comptes annuels. En l'absence de réponse dans ce délai, la commission départementale de conciliation ou le tribunal judiciaire constitue le recours approprié pour le locataire.
Les charges de chauffage individuel sont-elles récupérables ?
Non. Le chauffage individuel (gaz direct, radiateurs électriques alimentés par le locataire) n'entre pas dans le périmètre du décret n°87-713, qui ne vise que le chauffage collectif. Il existe une exception notable : le contrat d'entretien d'une chaudière individuelle fournie par le propriétaire reste récupérable, à condition qu'il s'agisse d'entretien courant et non d'une réparation.
En copropriété, qui paie les travaux votés en AG pendant la location ?
Les travaux votés en assemblée générale relèvent en principe du propriétaire, sauf s'ils correspondent à de l'entretien courant figurant dans le décret n°87-713. La loi n°65-557 du 10 juillet 1965 et ce décret font autorité pour arbitrer chaque ligne de dépense. Une clause dans le bail peut prévoir une répartition différente pour certains postes, mais elle ne peut jamais contredire les dispositions légales impératives.
📚 SOURCES
- Légifrance : Décret n°87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables (modifié en 2023)
- Légifrance : Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, articles 23 et suivants
- Légifrance : Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
- CLAMEUR (Conférence des acteurs du logement) : Montants moyens des charges locatives en France (2026)